W poprzednich artykułach omawialiśmy narzędzia takie jak Asana, Trello czy Slack. Dziś przyglądamy się rozwiązaniu, które łączy funkcje tych systemów i pozwala zarządzać projektami, zespołem oraz dokumentacją w jednym miejscu - ClickUp.
Dla wielu organizacji pozarządowych kluczowe jest połączenie prostoty z możliwością skalowania. Mała fundacja potrzebuje przejrzystej listy zadań, natomiast organizacja realizująca kilka grantów równolegle – kontroli budżetu, harmonogramów i odpowiedzialności. ClickUp daje możliwość rozpoczęcia od bardzo prostego układu, a następnie rozbudowy systemu wraz z rozwojem organizacji.
System opiera się na strukturze: przestrzenie (np. „Projekty”), foldery, listy (np. „Działania merytoryczne”) oraz zadania przypisane do konkretnych osób i terminów. Każde zadanie może mieć opis, checklistę, załączniki, komentarze, priorytet oraz status.
Dzięki temu zarząd widzi pełen obraz realizacji projektu, a koordynatorzy nie muszą wysyłać dziesiątek maili z aktualizacjami.
Dla projektu finansowanego ze środków publicznych można utworzyć osobną przestrzeń, w której:
– harmonogram działań odpowiada zapisom w umowie,
– każde działanie ma przypisaną osobę odpowiedzialną,
– system przypomina o terminach raportów i sprawozdań,
– do zadań można dołączać dokumenty (np. umowy, protokoły, listy obecności).
To ogranicza ryzyko przeoczenia terminu lub niewłaściwego udokumentowania wydatku.
W ClickUp można tworzyć pola niestandardowe (np. „kwota budżetowa”, „wydatkowano”, „pozostało”). Dzięki temu organizacja może na bieżąco monitorować wykorzystanie środków w ramach zadania, bez konieczności każdorazowego przeszukiwania arkuszy.
Dla fundacji prowadzących działania społeczne możliwe jest prowadzenie listy wolontariuszy jako zadań lub rekordów w bazie. Można przypisywać im dyżury, szkolenia, przypomnienia o badaniach czy podpisaniu porozumienia wolontariackiego.
W mniejszych NGO często problemem jest rozproszenie plików między mailami, dyskiem a komunikatorami. ClickUp umożliwia dołączanie dokumentów bezpośrednio do zadań oraz tworzenie wewnętrznej bazy wiedzy (np. wzory umów, checklisty kontroli, polityka rachunkowości).
Zarząd może prowadzić osobną listę „Cele roczne”, z podziałem na priorytety i wskaźniki realizacji. Ułatwia to monitorowanie strategii organizacji, a nie tylko bieżących działań projektowych.
Największą zaletą ClickUp jest centralizacja. Zamiast korzystać oddzielnie z komunikatora, list zadań i notatek, można skupić działania w jednym środowisku. To szczególnie ważne przy kontrolach grantowych – łatwo odtworzyć historię działań, przypisań i terminów.
Drugim atutem jest elastyczność. System nie narzuca jednej metody pracy. Można korzystać z widoku listy, tablicy kanban (jak w Trello), kalendarza czy wykresu Gantta.
ClickUp jest bardziej rozbudowany niż Trello czy prosta lista w arkuszu. Bez wcześniejszego ustalenia struktury może wprowadzić chaos. Rekomendowane jest rozpoczęcie od prostego modelu: jeden projekt – jedna lista – jasno określone statusy.
Ważne jest również ustalenie odpowiedzialności za administrację systemu (np. kto nadaje uprawnienia, kto tworzy nowe przestrzenie).
Dla małych stowarzyszeń realizujących jeden projekt rocznie ClickUp może być rozwiązaniem „na wyrost”. Natomiast dla fundacji prowadzących kilka projektów jednocześnie, zatrudniających zespół i współpracujących z wolontariuszami – może znacząco uporządkować procesy.
ClickUp może stać się cyfrowym centrum zarządzania NGO – od harmonogramu projektu, przez budżet, po dokumentację i komunikację zespołu. Warunkiem skuteczności jest jednak przemyślane wdrożenie i dostosowanie struktury do realnych potrzeb organizacji.
Jeżeli planują Państwo uporządkowanie procesów w fundacji lub przygotowanie organizacji do realizacji większych projektów, warto rozważyć nie tylko wybór narzędzia, ale także zaprojektowanie wewnętrznych procedur jego wykorzystania.
NGO Consulting
Rynek Nowomiejski 16/6
87-100 Toruń