Czym są stowarzyszenia?
Stowarzyszenia są jednym z rodzajów organizacji pozarządowych. Są to dobrowolnie tworzone grupy zrzeszające osoby posiadające wspólne zainteresowania i chcące zrealizować określony cel. Każdy może zarówno utworzyć nowe stowarzyszenie jak i dołączyć do już istniejącego – na tym polega wspomniana wcześniej dobrowolność tego rodzaju organizacji. Problematyka dotycząca tej tematyki regulowana jest ustawą z dnia 7 kwietnia 1989 r. nazywaną prawem o stowarzyszeniach (Dz.U. z 2020 r. poz. 2261). Ustawa nakłada na stowarzyszenia obowiązek wyodrębnienia trzech organów statutowy, które zostaną kompleksowo opisane w poniższym artykule.
Serdecznie zapraszamy więc do zapoznania się z przedstawioną przez nas specyfiką działania władz stowarzyszeń i poznania głównych zasad, które regulują ich funkcjonowanie.
Z prawa o stowarzyszeniach wynika, że każda tego rodzaju organizacja musi posiadać trzy specyficzne organy – walne zebranie członków, zarząd oraz komisję rewizyjną. Informacja o władzach musi znaleźć się w statucie, czyli głównym dokumencie określającym sposób funkcjonowania stowarzyszenia. Najważniejszym organem jest walne zebranie, które można przyrównać do władzy ustawodawczej. Kolejnym organem jest zarząd pełniący funkcję wykonawcze. Organ kontroli zewnętrznej zwany jest często komisją rewizyjną i tak jak sama nazwa wskazuje, odpowiedzialny jest za sprawowanie kontroli nad poprawnym funkcjonowaniem stowarzyszenia, a szczególnie jego zarządu.
Organ, jakim jest walne zebranie, tworzą wszyscy członkowie stowarzyszenia. Ich praca polega na organizowaniu spotkań w określonym miejscu i czasie w celu podejmowania decyzji dotyczących ważnych spraw stowarzyszenia. Są one podejmowane za pomocą uchwał w drodze głosowania jawnego lub tajnego. Dokładny sposób funkcjonowania oraz kompetencje tego organu powinny być opisane w statucie. Szczególnie ważne informacje, które muszą znaleźć swoje odzwierciedlenie w zapisach statutowych, to sposoby podejmowania decyzji oraz zasady zwoływania walnego zebrania dotyczące m.in. ich częstotliwości czy sposobów powiadamiania członków. Najczęściej walne zebranie zwoływane jest raz do roku i ma charakter zwyczajny. Gdy zachodzi jednak taka potrzeba, może one zostać zwołane w trybie nadzwyczajnym. Informacja o dacie i miejscu walnego zgromadzenia musi dotrzeć do członków stowarzyszenia z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
Do głównych obowiązków walnego zebrania zalicza się takie zadania jak: uchwalanie zmian statutowych, powoływanie i odwoływanie członków pozostałych organów, zatwierdzanie pracy zarządu czy decydowanie o rozwiązaniu stowarzyszenia lub połączeniu z inną organizacją. Warto jednak zwrócić uwagę na fakt, że w przypadku walnego zebrania członków stowarzyszenia istnieje domniemanie o możliwości podejmowania decyzji w sprawach niezastrzeżonych do kompetencji innych organów organizacji. Taki zapis często zawiera się w statucie stowarzyszenia, ponieważ ułatwia to rozstrzyganie problemów w sytuacjach, w których niejasne jest jaki organ powinien podjąć ostateczną decyzję.
W przypadku rozbudowanego stowarzyszenia, które ma wiele oddziałów i zrzesza większą liczbę osób, walne zebranie może zostać zastąpione zebraniem delegatów. W takiej sytuacji, analogicznie do domyślnego organu, statut stowarzyszenia powinien zawierać zasady funkcjonowania, a także sposób wyboru jego członków.
Przyjmuje się, że zarząd jest organem w największym stopniu odpowiedzialnym za prawidłowe funkcjonowanie stowarzyszenia. W praktyce zajmuje się on codziennymi i bieżącymi kwestiami dotyczącymi działania organizacji. Podobnie jak w przypadku walnego zebrania członków, także i w przypadku zarządu kluczową rolę odgrywa statut. Musi on zawierać odpowiednie zapisy na temat jego kompetencji, zakresu spraw, którym się zajmuje oraz o sposobie funkcjonowania. Ponadto zarząd musi także działać zgodnie z decyzjami podjętymi przez walne zebranie członków stowarzyszenia i oczywiście w granicach prawa. Warto wspomnieć, że zasady funkcjonowania zarządu mogą być zawarte w dodatkowym, nieobowiązkowym dokumencie jakim jest regulamin.
Zarząd stowarzyszenia spotyka się na posiedzeniach, których minimalną częstotliwość powinien określać statut. W praktyce jednak powinny one się odbywać tak często jak to konieczne. W spotkaniu uczestniczyć musi co najmniej połowa członków zarządu. Posiedzenia zarządu są dokumentowane w postaci: list obecności, protokołów zawierających agendę spotkania, a także uchwał szczegółowo opisujących podjęte decyzję. Dokumentacja musi być przechowywana w odpowiedni sposób i być chroniona przed potencjalnym zniszczeniem lub dostępem osób nieuprawnionych. Kolejnym ważnym etapem jest przekazanie tych decyzji do osób zainteresowanych oraz tych, których ta decyzja dotyczy. O wgląd do sporządzonej dokumentacji może także poprosić komisja rewizyjna w celach kontrolnych.
W stowarzyszeniu musi istnieć organ kontroli wewnętrznej, który najczęściej nazywany jest komisją rewizyjną. Jak sama nazwa wskazuje, głównym celem tego organu jest sprawowanie kontroli nad poprawnym działaniem stowarzyszenia. Ogólne reguły działania organu kontroli są bardzo podobne do zasad dotyczących zarządu i muszą być zawarte w statucie lub ewentualnie w regulaminie. W przypadku posiedzeń komisji, podobnie jak przy spotkaniach zarządu, należy sporządzać stosowną dokumentację w postaci list obecności, uchwał i protokołów oraz przechowywać ją w odpowiedni sposób. Powinna być ona dostępna dla wszystkich członków stowarzyszenia lub zarządu, jednak protokoły nie muszą być jawne dla członków niebędących w organie kontroli. Mimo to przekazanie sprawozdań ze spotkania wszystkim członkom stowarzyszenia uznaje się za dobrą i pożądaną praktykę.
Tak prezentują się kluczowe informacje na temat najważniejszych zasad dotyczących funkcjonowania władz w stowarzyszeniach. W przypadku pytań lub wątpliwości serdecznie zapraszamy do kontaktu z naszym zespołem! NGO Consulting to grupa doświadczonych działaczy społecznych, których celem jest udzielanie kompleksowego wsparcia organizacjom pozarządowym.
NGO Consulting
Rynek Nowomiejski 16/6
87-100 Toruń