Stowarzyszenie może prowadzić działalność nie tylko w miejscowości, w której ma swoją siedzibę. Jeżeli rozwija się w różnych częściach kraju, może stworzyć bardziej rozbudowaną strukturę i powołać lokalne oddziały. W przepisach określa się je jako terenowe jednostki organizacyjne stowarzyszenia.
Oddział nie jest jednak odrębnym rodzajem NGO. Pozostaje elementem struktury konkretnego stowarzyszenia. Może przy tym działać w jednym z dwóch modeli – jako jednostka bez własnej osobowości prawnej albo jako jednostka posiadająca osobowość prawną. Różnica pomiędzy nimi ma istotne znaczenie m.in. dla zawierania umów, posiadania majątku i odpowiedzialności za zobowiązania.
Stowarzyszenie może tworzyć terenowe jednostki organizacyjne, jeżeli odpowiednio ureguluje ich funkcjonowanie w swoim statucie.
Prawo o stowarzyszeniach wymaga, aby statut określał m.in. zasady tworzenia i rozwiązywania takich jednostek, ich strukturę, organy – w tym zarząd – oraz sposób wyboru albo powoływania tych organów. Jeżeli członkowie zarządu stowarzyszenia mogą otrzymywać wynagrodzenie za pełnienie swojej funkcji, statut powinien również rozstrzygnąć tę kwestię w odniesieniu do członków zarządu jednostki terenowej.
Nie wystarczy więc, że grupa członków zacznie nieformalnie posługiwać się określeniem „oddział”. Jeżeli ma to być formalny element struktury stowarzyszenia, podstawy jego utworzenia i funkcjonowania powinny wynikać ze statutu.
Oddział działa właśnie na podstawie statutu stowarzyszenia macierzystego. Nie musi posiadać własnego statutu. Może natomiast przyjąć regulamin bardziej szczegółowo opisujący jego organizację i sposób działania, jeśli statut stowarzyszenia na to pozwala.
Nie. Utworzenie oddziału nie oznacza założenia kolejnego stowarzyszenia.
Oddział pozostaje częścią organizacji, która go utworzyła. Ma to znaczenie nawet wtedy, gdy jednostka terenowa posiada własną osobowość prawną. Nadal działa bowiem w strukturze stowarzyszenia i na podstawie jego statutu.
Stopień samodzielności oddziału może być jednak bardzo różny. Właśnie dlatego przy tworzeniu struktury terenowej trzeba zdecydować, czy lokalne jednostki mają wykonywać określone zadania w ramach jednego podmiotu, czy mają uzyskać dalej idącą samodzielność wynikającą z własnej osobowości prawnej.
Pierwszym rozwiązaniem jest terenowa jednostka organizacyjna, która nie posiada własnej osobowości prawnej.
Taki oddział może mieć własny zarząd, siedzibę, nazwę i określony obszar działania. Nie staje się jednak przez to odrębną osobą prawną.
W obrocie cywilnoprawnym podmiotem praw i obowiązków pozostaje co do zasady stowarzyszenie macierzyste. Oznacza to, że samo powołanie lokalnego zarządu nie daje jeszcze jego członkom nieograniczonego prawa do podpisywania umów w imieniu organizacji. Zakres, w jakim mogą oni działać, powinien wynikać ze statutu, przyjętych w organizacji zasad reprezentacji albo udzielonych pełnomocnictw.
W praktyce warto więc szczególnie precyzyjnie określić, jakie decyzje może samodzielnie podejmować zarząd oddziału, a które pozostają w kompetencji władz centralnych.
Stowarzyszenie może również zdecydować, że jego jednostki terenowe będą mogły uzyskiwać własną osobowość prawną.
Takie rozwiązanie musi wyraźnie przewidywać statut. Powinien on wówczas określać warunki uzyskania osobowości prawnej, zasady gospodarowania majątkiem oddziału, sposób jego reprezentacji – w szczególności przy zaciąganiu zobowiązań – oraz szczegółowe zasady jego likwidacji.
Samo postanowienie statutu nie wystarcza jednak do powstania odrębnej osoby prawnej. Oddział uzyskuje osobowość prawną dopiero po wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego. Wniosek o wpis składa zarząd stowarzyszenia macierzystego.
Po wpisie taka jednostka może we własnym imieniu uczestniczyć w obrocie prawnym w zakresie wynikającym ze statutu – np. posiadać własny majątek czy zawierać umowy. Nie przestaje przy tym być częścią stowarzyszenia, które ją utworzyło.
To zależy od jego statusu.
Oddział posiadający osobowość prawną jest samodzielnie wpisywany do KRS. Wpis ma tu szczególne znaczenie, ponieważ właśnie z jego chwilą jednostka uzyskuje osobowość prawną.
Oddział bez osobowości prawnej nie jest natomiast odrębną osobą prawną i nie otrzymuje własnego numeru KRS. Nie oznacza to jednak, że informacje o nim pozostają całkowicie poza rejestrem. Dane dotyczące oddziałów i terenowych jednostek organizacyjnych ujawniane są przy wpisie podmiotu macierzystego; formularze KRS przewidują w tym celu odrębny załącznik dotyczący oddziałów i jednostek terenowych.
Czy utworzenie oddziału trzeba zgłosić?
Tak. Oprócz kwestii związanych z KRS istnieje również obowiązek informacyjny wobec organu nadzorującego.
Zarząd terenowej jednostki organizacyjnej powinien w ciągu 14 dni od jej powołania zawiadomić organ nadzorujący właściwy ze względu na siedzibę oddziału. W zawiadomieniu podaje się skład zarządu oraz adres siedziby jednostki, a także przekazuje statut stowarzyszenia.
Obowiązek ten dotyczy również późniejszych zmian w składzie zarządu oddziału, jego adresie oraz statucie stowarzyszenia.
To formalność, o której łatwo zapomnieć, szczególnie gdy organizacja koncentruje się przede wszystkim na wewnętrznej uchwale o utworzeniu nowej jednostki.
Jeżeli rozwiązana zostaje terenowa jednostka posiadająca osobowość prawną, konieczne jest przeprowadzenie jej likwidacji na zasadach przewidzianych w statucie i ustawie.
Po zakończeniu likwidacji pozostały majątek jednostki staje się majątkiem stowarzyszenia. Z kolei z chwilą wykreślenia oddziału z KRS traci on osobowość prawną, a stowarzyszenie macierzyste wstępuje w jego prawa i obowiązki.
Pokazuje to, że nawet stosunkowo samodzielny oddział posiadający osobowość prawną pozostaje związany z organizacją, która go powołała.
Nie. To jedno z ograniczeń stowarzyszenia zwykłego.
Prawo o stowarzyszeniach wprost wskazuje, że stowarzyszenie zwykłe nie może powoływać terenowych jednostek organizacyjnych. Jeżeli więc organizacja chce stworzyć formalną strukturę składającą się z oddziałów działających w różnych miejscowościach, musi funkcjonować jako stowarzyszenie rejestrowe.
Oddziały pozwalają jednej organizacji działać lokalnie w wielu miejscach bez konieczności zakładania za każdym razem nowego stowarzyszenia. Jednocześnie sposób ich funkcjonowania może być dostosowany do potrzeb konkretnej organizacji – od stosunkowo prostych jednostek lokalnych po oddziały posiadające własną osobowość prawną.
Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie statutu. Powinien on nie tylko umożliwiać tworzenie oddziałów, ale również jasno określać ich kompetencje, sposób reprezentacji, relację z władzami centralnymi i zasady gospodarowania środkami.
Jeżeli planujesz utworzenie oddziałów stowarzyszenia albo chcesz uporządkować już istniejącą strukturę terenową, NGO Consulting może pomóc w przygotowaniu odpowiednich postanowień statutu i dokumentów związanych z funkcjonowaniem jednostek terenowych.
NGO Consulting
Rynek Nowomiejski 16/6
87-100 Toruń