Zawieranie umów z członkami zarządu stowarzyszenia jest w praktyce jedną z najczęściej popełnianych nieprawidłowości formalnych w NGO. Problem nie wynika z braku dobrej woli, lecz z błędnego założenia, że wystarczające jest zastosowanie standardowych zasad reprezentacji wynikających ze statutu. W przypadku umów z członkiem zarządu sytuacja wygląda jednak inaczej.

Dlaczego standardowa reprezentacja nie działa

Co do zasady stowarzyszenie reprezentowane jest zgodnie ze statutem – najczęściej przez dwóch członków zarządu działających łącznie albo jednego członka zarządu wraz z pełnomocnikiem. Zasada ta nie znajduje jednak zastosowania w przypadku zawierania umów z członkiem zarządu.

W takiej sytuacji dochodzi bowiem do konfliktu interesów – ta sama osoba występowałaby jednocześnie po obu stronach czynności prawnej. Z tego względu ustawodawca wprowadził szczególne zasady reprezentacji.

Art. 11 ust. 4 Prawa o stowarzyszeniach – kluczowa regulacja

Zgodnie z art. 11 ust. 4 ustawy – Prawo o stowarzyszeniach, w umowach między stowarzyszeniem a członkiem zarządu oraz w sporach z nim stowarzyszenie nie jest reprezentowane przez zarząd. W takich sytuacjach działa albo członek organu kontroli wewnętrznej wskazany uchwałą tego organu, albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zebrania członków (lub zebrania delegatów).

W praktyce oba te rozwiązania pełnią zbliżoną funkcję – polegają na „wyłączeniu” zarządu z reprezentacji w tej konkretnej relacji. Należy jednak pamiętać, że są to odrębne tryby działania, wynikające bezpośrednio z przepisów.

Rola pełnomocnika lub organu kontroli

Zastosowanie właściwej reprezentacji wymaga podjęcia odpowiedniej uchwały – albo przez organ kontroli wewnętrznej (który wskazuje swojego członka do działania), albo przez walne zebranie (które powołuje pełnomocnika).

Kluczowe znaczenie ma, aby z dokumentacji jasno wynikało, kto działa w imieniu stowarzyszenia oraz na jakiej podstawie. Brak takiego umocowania oznacza naruszenie zasad reprezentacji i może prowadzić do podważenia skuteczności zawartej umowy.

Najczęstszy błąd – „podpisze drugi członek zarządu”

W praktyce bardzo często spotykanym rozwiązaniem jest podpisanie umowy przez „drugiego członka zarządu”. Wynika to z przyzwyczajenia do standardowej reprezentacji oraz z przekonania, że eliminuje to konflikt interesów.

Takie podejście jest nieprawidłowe. Sama zmiana osoby podpisującej po stronie zarządu nie rozwiązuje problemu – nadal mamy do czynienia z umową zawieraną z członkiem organu, która wymaga szczególnej reprezentacji określonej w ustawie.

A jak jest w fundacji?

W fundacjach brak jest przepisu wprost regulującego sposób zawierania umów z członkiem zarządu, dlatego kluczowe znaczenie mają postanowienia statutu oraz ogólne zasady unikania konfliktu interesów. W praktyce przyjmuje się, że członek zarządu nie powinien zawierać umowy „sam ze sobą”, gdyż może to prowadzić do podważenia skuteczności takiej czynności.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest powierzenie zawarcia umowy innemu organowi, najczęściej radzie fundacji, jeżeli została ustanowiona. W pozostałych przypadkach konieczna jest każdorazowa analiza statutu i przyjęcie rozwiązania eliminującego konflikt interesów.

---

Zawieranie umów z członkami zarządu wymaga zastosowania szczególnych zasad reprezentacji, które odbiegają od standardowych reguł wynikających ze statutu. Najczęstszy błąd polega na ich pomijaniu i stosowaniu „zwykłej” reprezentacji zarządu.

W praktyce uporządkowanie tej kwestii na etapie zawierania umowy pozwala uniknąć problemów, które najczęściej pojawiają się dopiero w trakcie kontroli.

3 kroki do prawidłowego zawarcia umowy z członkiem zarządu

1. Ustal właściwy tryb reprezentacji – sprawdź, czy działa organ kontroli wewnętrznej, czy konieczne jest powołanie pełnomocnika przez walne zebranie.
2. Podejmij odpowiednią uchwałę – wskaż konkretną osobę oraz zakres jej umocowania do zawarcia umowy.
3. Zawrzyj umowę przez właściwie umocowaną osobę – upewnij się, że dokument jasno wskazuje podstawę działania i eliminuje konflikt interesów.